โปรแกรม Microsoft Excel ที่คุณผู้อ่านคุ้นเคยกัน หลายๆท่านก็ใช้งานอยู่เป็นประจำ บางครั้งเจอปัญหาข้อมูลที่ต้องให้ผู้ใช้งานกรอกใน Microsoft Excel ซ้ำบ่อยๆ ผู้ใช้ก็อาจจะไม่สะดวกเท่าไร หรือบางครั้งความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลก็มีให้พบเจอกันบ่อยๆ จนเกิดปัญหาตามมาได้เช่นกัน เช่น พิมพ์ตัวเลขผิด อาจจะมีเลข 0 เกินมาซึ่งเหตุกันแบบนี้อาจจะทำให้เสียเวลาโดยใช่เหตุ ดังนั้นบทความนี้ น้ำ ใ ส ด อ ท ค อ ม จึงจะมาแนะนำวิธีทำ Drop down list โดยเป็นการกำหนด List ที่ต้องใส่บ่อย ยกตัวอย่าง คำนำหน้า, หรือจะเป็นสถานที่อย่าง จังหวัด, อำเภอ เป็นต้น

     Drop down list เป็นฟังน์ชั่นหนึ่งที่มีอยู่ใน Microsoft Excel จะมีรูปแบบการทำงานเป็น รายการตามที่ผู้ใช้กำหนดไว้ หรือขึ้นอยู่กับการตั้งค่านั้นเอง อย่างเช่นเลือก เพศ ชาย-หญิง ,คำนำหน้า นาย-นางสาว ซึ่งคำเหล่านี้เป็นคำมาตราฐานที่เอกสารที่เกี่ยวข้องจะต้องมีโดยที่ไม่ต้องพิมพ์บ่อยๆ จะช่วยให้ง่าย และสะดวกสำหรับผู้ที่ต้องกรอกข้อมูลในเอกสารของเรา หรือนำไปใช้ในแบบฟอร์มอื่นๆ ตามที่ต้องการ น้ำ ใ ส ด อ ท ค อ ม จะพามาดูขั้นตอนกันว่ามีอะไรบ้าง

วิธีทำ Drop down list Microsoft Excel 

      สำหรับวิธีการที่ น้ำ ใ ส ด อ ท ค อ ม นำมาเสนอนี้ได้ทดสอบบน Microsoft Excel 2010, 2013, 2016 ซึ่งมีเมนูที่เหมือนกัน

1. ให้ผู้ใช้เปิดโปรแกรม Microsoft Excel จากนั้นให้ กำหนดรายการ ที่ต้องการให้อยู่ใน List ตามคลิปวิดีโอตัวอย่าง และรายการนี้เราสามารถสร้างไว้ที่ Sheet อื่นได้
2. จากนั้นให้ผู้ใช้คลิกที่แท็ป Data (ข้อมูล) แล้วเลือก Data Validation (การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล)
3. เลือกเงื่อนไขการตรวจสอบ [

   Allow (อนุญาติให้): เลือกเป็น List (รายการ)]

4. คลิกที่ช่อง Source (แหล่งข้อมูล) แล้วกด F3 แล้วจะมีหน้าต่าง Paste Name (วางชื่อ) โดยจะขื่อของกลุ่มเซลล์ที่ได้กำหนดไว้ก่อนนี้ ให้ทำการคลิกเลือกแล้วคลิก OK ซึ่งวิธีนี้จะใช้ได้กรณีที่ผู้ใช้สร้าง Listข้อมูลไว้ก่อนหน้านี้

รูปภาพแสดงการจัดกลุ่มข้อมูล ตั้งชื่อว่า list

รูปแสดงการกำหนดค่า เพื่อเลือกกลุ่ม list

     เพียงเท่านั้นคุณผู้อ่านก็สามารถ ทำ Drop Down List ใน Microsoft Excel ง่ายๆไม่กี่ขั้นตอน นับว่าเป็นอีก function หนึ่งที่ทาง Microsoft ใส่มาให้ผู้ใช้ใน Microsoft Excel จะเห็นได้ว่า น้ำ ใ ส ด อ ท ค อ ม แสดงภาพหน้าตาแปลกๆ ซึ่งมีคุณผู้อ่านไม่คุ้นกับหน้าดังกล่าวที่ไม่ใช่ Excel ใช้แล้วมันคือ Spreadsheets ซึ่งเป็นของค่าย ThaiWPS ใช้งานได้เหมือน Microsoft Excel แต่ราคา licrnse ถูกกว่าหลายเท่า ฝากคุณผู้อ่านกดติดตาม ไลท์และแชร์ให้ด้วยจ้า